El plan de los 100 puntos es el plan que sigue un CEO de una de las mayores compañías tecnológicas, no en vano facturan 36 mil millones de dólares, así que, seguramente, este plan también será bueno para ti.

¿En que consiste el plan de los 100 puntos?

Está claro que el dinero no lo es todo en la vida y el hecho de que esta compañía facture tal cantidad de millones no es crucial para el plan. Te estamos hablando de Intuit, una gran compañía tecnológica y financiera con productos como TurboTax, Mint o QuickBooks y, en concreto, te estamos hablando de su CEO Brad Smith quien, ante semejante volumen de negocios debe ser, como mínimo, productivo. Seguramente su éxito se debe a su organización del tiempo y en su capacidad de llegar a todo pero, ¿cómo lo hace? ¿Te gustaría tener su secreto para el éxito? Te lo explicamos a continuación con el plan de los 100 puntos para organizarse.

«Los tres recursos que tenemos en nuestros trabajos son dólares, personas y tiempo. Siempre puedes pedir más dinero y voluntarios, pero nunca puedes tener más tiempo. Así que tenga en cuenta cuál es el lugar de mayor impacto para que pase su tiempo” dijo Smith en una entrevista .

La manera que tiene Smith de priorizar su tiempo es utilizando el plan de los 100 puntos para organizarse. Éste funciona dividiendo tu tiempo en franjas del 40 por ciento, el 30 por ciento, el 20 por ciento y, finalmente, el último 10 por ciento. Así es como Smith declaró que organizaba su tiempo.

«Asigno mi tiempo en una división 40-30-20-10: gasto el 40% de mi tiempo administrando la empresa a través de mecanismos operativos y revisiones de productos; el 30%, construyendo la capacidad y liderazgo de nuestra organización a través de niveles 1: 1, salteados, y foros de desarrollo de liderazgo; 20 por ciento en aprendizaje externo mediante la participación de colegas líderes en mesas redondas, foros y salas de juntas, y el último 10 por ciento en crecimiento y desarrollo personal, reuniones con mentores y aprendizaje de otros a quienes admiro. Mi calendario me hace responsable y me permite medir si estoy en el buen camino o no, así que puedo ajustar si es necesario «.

Pero esto no se queda aquí, seguro que el multidisciplinario Smith guarda algún otro truco en su chistera. El plan de los 100 puntos para organizarse tiene que ver únicamente con la empresa, pero la verdad es que aquel que se vuelve obsesivo del tiempo, la organización y la productividad, lo acaba llevando a todos los aspectos de su vida.

Para empezar, Smith se suele despertar a las 5:30 de la mañana para comenzar con un entrenamiento intenso. A pesar de todo, él sigue afirmando ser como todas las demás personas pero nosotros y se describía así en una entrevista:

“Creedme cuando os digo que no me levanto fácilmente a las 5:30 de la mañana y que tengo que luchar por salir de mi cama, ya que no me gusta hacer ejercicio ni ir a trabajar. Lo que sí me gusta mucho es sentirme bien y saludable y me gusta tener algo que tachar de mi lista de tareas para hacer, cuando llego a mi oficina”.

Se sabe que durante ese entrenamiento matutino, Smith aprovecha para ponerse al día con las novedades viendo los programas matutinos de noticias en televisión. Cuando ha terminado sus ejercicios, se toma un batido de proteínas a modo de desayuno mientras lee el Wall Street Journal. En ese punto entra en acción el plan de los 100 puntos para organizarse, del que te hemos hablado anteriormente.

Sin duda, a Smith le funciona este método y consigue, gracias a él, llegar a todas las tareas de la mejor manera posible. Smith tiene un último consejo para ti “Nunca intentes hacer más de una cosa a la vez”. Suponemos que este consejo es para que intentes focalizar tus esfuerzos en una sola cosa, eso hará que la realices en menos tiempo y con mayor calidad. Claro está que este consejo va dirigido a los hombres porque es más que sabido por todo el mundo que si eres mujer podrás hacer más de una tarea a la vez y con la misma precisión que si hicieras una sola con el cien por cien de tu atención .

¿Qué te ha parecido nuestro artículo sobre el plan de los 100 puntos para organizarse? ¿Cómo te organizas tu? ¿Sigues alguna de las pautas que tiene Smith para ser más productivo? ¡Explícanos tu rutina! Estaremos encantados de leerte.

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Quizá porque mientras más avanza la semana, en lugar de sentirte tan ligero como una pluma porque el sábado y el domingo están cada vez más próximos y, en teoría, la cantidad de trabajo debería reducirse mientras nos acercamos al final de la semana, la realidad es que entre el jueves y el viernes es cuánto más las tareas parecen nunca acabar. ¿Algo de esto te suena familiar? ¡Respira! Aplicando esta simple estrategia conseguirás mejorar tu rendimiento notablemente.

El método de la flecha para optimizar la productividad

Nicholas Sonnenberg ha compartido un ‘secreto’ que más tarde agradecerás. Sonnenberg programa la mayoría de las reuniones de negocio a principio de semana, de preferencia los días lunes y martes. Tal vez estos sean los días menos productivos para la mayoría de las personas, la negación de que el fin de semana ha transcurrido demasiado rápido nos produce un poco de bloqueo, pero este definitivamente no es su caso. Es más, seguir al pie de la letra esta estructura ha sido la clave de su éxito.

Para que tengas una idea de cómo es la rutina de Sonnenberg, todas las semanas debe asistir a reuniones ejecutivas, realizar actualizaciones financieras, registros semanales, viajar, en fin, su calendario es ajetreado.  Sin embargo, él es el maestro de la organización, autor de “Idea para la ejecución: cómo optimizar, automatizar y subcontratar todo en su negocio”, que con el método de la flecha propone una estructura semanal con la que optimizarás el trabajo y, más importante aún, tu vida.

El método de la flecha no es el tipo de estructura organizativa que propone los “paso a paso” convencionales. Al contrario, es tan básico como adelantar lo más que nos sea posible durante los lunes y martes, priorizando las actividades más complejas para que el resto de la semana sea más flexible. Es decir, estos dos días de intensa carga laboral representarían el camino estrecho hacia uno más amplio y menos estresante, el de la punta de la flecha, ¿lo ves?

Algunos de los grandes beneficios de esta estrategia, según su creador Nicholas Sonnenberg, es dormir un poco más tranquilo sabiendo que lo más pesado del trabajo va quedándose atrás. Además de proporcionar la tranquilidad de poder encargarnos de asuntos de último momento o disfrutar actividades de esparcimiento sin que el peso de las responsabilidades se pose sobre los hombros.

¿Qué tal te ha parecido esta estructura sencilla? ¿Aplicarías el método de la flecha?

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16 ideas para gestionar tu tiempo mejor. ¡Vuélvete más productivo!

1. Hay días en los que sientes que simplemente no puedes trabajar; el cansancio, el estrés y la pereza se ponen de acuerdo para causarte problemas de vez en cuando; esto es normal, pero te darás cuenta de que hay otros días en los que puedes trabajar durante 12 horas seguidas, aprovecha cuando estés en esta zona, y cuando no, descansa un poco.

2. Respeta tu tiempo y haz que otros lo respeten también. Tu tiempo vale y vale mucho.

3. No intentes ser una maquina multitareas, haz una cosa a la vez y hazla bien, si tratas de hacer muchas cosas al tiempo perderás tu concentración y no serás una persona productiva.

4. Crea una rutina de trabajo y tu cuerpo se adaptará a ella, si eres organizado con tus horarios todo será más fácil.

5. Ponte límites. Está demostrado que somos más productivos y eficientes si tenemos horas límites para hacer nuestros deberes, así que si tienes que hacer alguna tarea, proponte a acabarla en un tiempo específico, aleja las distracciones y ponte a trabajar. No dejes que una actividad se prolongue indefinidamente.

6. No busques la perfección, dicho concepto no existe, busca hacer lo mejor que puedas siempre, pero no te frustres si las cosas no son exactamente como esperas.

7. Aprende a decir NO. Si tienes muchas cosas que hacer y la gente empieza a acudir a ti pidiendo ayudas y favores, debes aprender a decir no de una manera educada si es algo que te va a sobrecargar y saturar aún más.

8. Prioriza tus tareas. Tienes que hacer mucho, pero ¿qué es lo más importante? Haz listas de lo que debes hacer, pero hazlo en orden de importancia.

9. Si tienes que hacer alguna tarea larga y difícil que te va a llevar mucho tiempo, divídela en partes y no hagas todo el trabajo de corrido, ya que seguro que te cansarás y no obtendrás el mejor resultado.

10. No hagas todo el trabajo tú, si alguien más te puede ayudar: ¡delega funciones!

11. No pienses en lo que dejaste de hacer ayer, concéntrate en el presente.

12. Toma notas de todo. No importa si tienes una memoria prodigiosa, generalmente hay algo que siempre se nos escapa.

13. Desconéctate mientras trabajas; aléjate de todo aquello que te distrae, pon el celular en silencio y ponlo lejos, no ingreses a redes sociales o páginas en las que puedas entretenerte. Espera hasta que acabes.

14. Descansa cada cierto periodo de tiempo, no hay peor enemigo para la productividad que el agotamiento y el cansancio.

15. Empieza a trabajar temprano. En las primeras horas del día la mente está más clara y se tiene más energía, usa esto a tu favor y empieza con lo más importante.

16. Separa el trabajo de tu vida personal, debes darle un espacio a cada aspecto de tu vida.

¿Te animas a gestionar tu tiempo mejor? ¿Conoces más consejos para hacerlo? No dejes de ver: Demasiado trabajo o muy poco: cómo hablarlo con tu jefe

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