Las reuniones son una parte integral de la vida laboral. Liderar reuniones exitosas y productivas no es fácil y requiere establecer las mejores prácticas. Asimismo, realizar reuniones con eficiencia no solo significará un mejor rendimiento de la empresa, sino también un mayor nivel de satisfacción de los empleados.
Por ese motivo, en este artículo aprenderás a hacer una reunión de trabajo exitosa y a evitar ciertos errores que pueden crear inconvenientes. Recuerda que, como un buen líder, es importante velar por el bienestar de todos los trabajadores y su comprensión de las mejoras continuas para aumentar la productividad.
Infografía ofrecida por Wrike – Herramientas Para Gestión De Proyectos
¿Qué no hacer en una reunión de trabajo?
Las reuniones de Las compañías y equipos de trabajo suelen ser importantes para generar y fortalecer los vínculos entre las partes. Sin embargo, para que los encuentros alcancen el objetivo anhelado, es necesario tener algunas estrategias bien pensadas. Muchas empresas pierden una gran cantidad de recursos, tiempo y motivación debido a sus reuniones mal planificadas.
A continuación, se presentan los errores más comunes en una reunión de trabajo:
1. El enfoque equivocado respecto a las reuniones
El enfoque equivocado frente a las reuniones es el primer gran error que se debe evitar. Debes tener en cuenta que estas no son solo para satisfacer la necesidad de conversar o discutir ideas: los objetivos concretos con los que se cuentan tienen que quedar siempre claros.
2. El lenguaje equivocado a la hora de hablar en reuniones
La elección inadecuada del lenguaje es uno de los errores a evitar en las reuniones. Considerar la jerarquía de cada uno de los asistentes, es fundamental para un óptimo desarrollo de la conversación. De esta manera, basta con que una sola persona se sienta incomoda para que toda la reunión vaya por el camino equivocado.
3. El liderazgo inadecuado
El liderazgo también desempeña un papel clave en las reuniones. De los líderes dependerá el marco general de la reunión, así como el enfoque de la misma. Si los líderes no tienen una guía clara de los objetivos a alcanzar, difícilmente lograrán un resultado satisfactorio.
4. La falta de claridad en el orden de trabajo
La falta de claridad respecto al orden de trabajo es un tercer gran error. Las reuniones tienen una estructura clara que hay que respetar. Si nadie sabe qué esperar de ellos, y cuál es su orden de prioridades, esto resulta incluso estresante para los participantes.
5. La toma mala de decisiones
La toma de malas decisiones es el error en la gestión de reuniones. Algunos líderes no tienen el conocimiento necesario para realizar un análisis completo de los temas a tratar, lo que puede conllevar a resultados negativos. Los participantes deben hablar y acordar entre todos la mejor decisión.
6. La ausencia de una evaluación
La ausencia de una evaluación al final de la reunión, es un último gran descuido. La reunión debe cerrarse de manera adecuada, evaluando los resultados obtenidos y realizando un informe para futuras referencias.
¿Qué hacer para tener reuniones exitosas?
Para lograr reuniones exitosas hay 8 pasos esenciales que debemos tener en cuenta:
1. Establecer buenas prácticas de comunicación
Esto significa llevar un lenguaje profesional, ser claro, no interrumpir durante las discusiones y tratar a todos los presentes con respeto. De esta forma, se creará un entorno que esté abierto para la interacción y el progreso.
2. Definir claramente los objetivos de la reunión
Antes de la reunión, hay que establecer el propósito y los resultados esperados, de modo que todos los asistentes sepan por qué están ahí y qué esperar conseguir.
3. Analizar los temas con anticipación
El líder de la reunión debe entender claramente el tema que se discutirá y preparar preguntas clave para que todos los asistentes se involucren.
4. Establecer un horario preciso
Al llegar a la reunión, debe definirse un horario realista, de forma que sean tratados los temas en el tiempo previstos.
5. Fomentar la participación de todos los involucrados
La reunión debe ser un ambiente de colaboración, con todos los asistentes trabajando juntos para llegar a un resultado exitoso.
6. Usar diversas herramientas de colaboración
Es bastante útil usar herramientas como pantallas compartidas, tableros virtuales y documentos en línea para promover la interacción entre los participantes.
7. Conceptualizar los temas con ideas creativas
El líder de la reunión debe animar a todos a unir sus conocimientos para encontrar nuevas ideas.
8. Registrar y mantener un orden en los cuadernos
Mantener una lista de tareas, preguntas y otros temas tratados en la reunión proporcionará un registro útil que servirá para evaluar el progreso y mantenerse enfocado en los resultados esperados.
Las reuniones son una herramienta imprescindible para la movilización de cualquier proyecto empresarial. Sin embargo, como vimos en este artículo, hay errores que es importante evitar si un líder quiere tener una reunión exitosa. Estos errores van desde el enfoque equivocado respecto a la reunión, hasta la ausencia de una evaluación al final de la misma.
El trabajo en equipo es fundamental para el movimiento correcto de un proyecto: las reuniones juegan un papel importante en la consecución de los objetivos empresariales.