Una oficina de gestión de proyectos, conocida por sus siglas OGP, tiene una gran importancia dentro del desarrollo de una empresa. Sobre todo ante un ambiente empresarial que se encuentra en constante cambio, donde la aplicación de nuevas ideas es fundamental para el crecimiento.
En efecto, una adecuada organización y distribución de tareas puede aumentar las probabilidades de que un proyecto determinado sea exitoso. Esa es la tarea de una OGP, la cual también dará reportes a los ejecutivos y a todos los involucrados en el proceso. De esa forma, se asegura un desarrollo transparente. Pero, ¿qué tanto sabes de estas oficinas?
¿Qué es una oficina de gestión de proyectos? Una OGP
Es el sector o departamento de una empresa que tiene como tarea la dirección de los proyectos mediante la unificación de procesos y el aumento del rendimiento. Todo esto, con el objetivo de que la eficiencia mejore, logrando así mejores resultados en el producto final.
Por lo tanto, una OGP se encargará de la administración de los documentos de un proyecto, define buenas prácticas, realiza un acompañamiento de los datos y capacita al personal.
Asimismo, una oficina de gestión de proyectos informa sobre cada detalle a los involucrados en el proyecto, marcando el avance que se ha logrado. En ese sentido, le da prioridad a aquellas ideas que se adapten mucho mejor a las necesidades de la empresa.
Su presencia suele estar más que nada en las empresas grandes, que requieren de un alto nivel de organización para poder manejar los recursos que tienen. Sin embargo, está surgiendo una tendencia en las pymes que integran este tipo de servicio dentro de su funcionamiento. Esto es, en gran parte, por los resultados que garantiza.
Si quieres conocer más a detalle sobre cómo funciona una OGP, te invitamos a leer detenidamente la siguiente infografía:
Infografía ofrecida por Wrike – Herramientas De Gestión De Proyectos
Presencia de las OGP en el mundo
Cada vez se implementan más este tipo de oficinas, al igual que adquieren un carácter obligatorio debido a las capacidades que posee. En ese sentido, una OGP comienza a ser la diferencia entre una empresa que puede tener éxito, con una que no.
Un 30% de las empresas que aún no cuenta con una oficina de gestión de proyectos tiene, al menos, planes para integrarla en los próximos años. Su presencia en las grandes compañías ha crecido de un 11% hasta un 80% desde el año 2000 hasta el 2012.
Por tal motivo, se espera que siga creciendo a pasos agigantados, especialmente teniendo en cuenta la integración de la tecnología como factor determinante. Es decir, que mejora tanto los procesos de implementación como de organización.
Las OGP están presentes más que todo en empresas del sector salud y de las finanzas, con un aproximado de 93% de presencia en dichas áreas. Luego le sigue la industria de la informática, con un 85% de integración de una oficina de gestión de proyectos. Por último, estaría el ámbito de la construcción, con una existencia del 78%.
Estos datos son de algunos años atrás, por lo que hoy en día su integración debería ser mucho mayor en cualquier sector empresarial. En definitiva, las OGP son necesarias para el crecimiento de las industrias en general.
¿Cómo trabajan?
Su principal objetivo es cumplir con las necesidades de la empresa, y no se detendrán hasta conseguirlo. Es decir, seguirán ejecutando acciones que promuevan la eficiencia y aumenten el rendimiento en todo sentido.
Además, tienen la característica de que se adaptan perfectamente al presupuesto estimado, sin requerir más de ese límite. En efecto, un 28% de los proyectos que forman parte las OGP son finalizados con la cantidad de dinero establecida en un principio. Gracias a eso, también permiten a la empresa ahorrar en gastos innecesarios.
De esa manera, la empresa puede utilizar los fondos de una mejor manera, destinándolos a mejorar otros departamentos internos. O, incluso, también pueden seguir invirtiendo en el crecimiento de la oficina de gestión de proyectos que beneficiará el desarrollo empresarial.
Todo esto trae como resultado que el margen de fallo sea muy reducido, por lo que mejoran la productividad en gran medida. Asimismo, en el proceso garantizan la satisfacción total de los objetivos del cliente.
Con esto concluimos el artículo, esperamos te haya sido de gran utilidad. Recuerda que la implementación de una Oficina de Gestión de Proyectos (OGP) es ideal dentro de cualquier sector. Sobre todo para mantener la satisfacción de los clientes internos y los altos ejecutivos. Además de esto, ayuda a fomentar y mejorar la agilidad propia de la empresa. No lo pienses más e implementa una OGP dentro de tu negocio.