Aún no hemos llegado a ese histórico momento donde las facturas y presupuestos son elaborados enteramente a través de un robot o software, sin embargo, podemos ver fácilmente cómo ese acontecimiento se acerca cada vez más. Tal vez adivinar lo que pase en el futuro no sea suficiente, pero ya tenemos muchos avances tecnológicos en el área que nos ayudan a tener una idea.
No importa si tenemos una pyme o trabajamos con servicios contables, cualquier persona debe estar al tanto de cómo serán estas innovaciones, veamos cómo será la gestión de facturas en el futuro.
¿Cómo es un software de gestión de empresarial actual?
Para entender qué nos depara el futuro debemos saber cómo funciona un software de gestión empresarial y facturación en la actualidad. Se trata de un programa que ha evolucionado del típico documento en word o en excel para eliminar todo ese proceso manual que deben llevar a cabo los trabajadores de contabilidad en una empresa.
Este tipo de recursos trabaja con una base de datos que contiene la información de la cantidad de productos disponibles, los contactos de los clientes, el historial de transacciones, etc, para hacer un cobro de facturas fácil. Se actualiza de forma constante y casi de forma automática, por lo que ya no es necesario anotar pedidos, solicitudes, cobros o facturas en cuadernos contables que pueden perderse o dañarse, así puedes cobrar facturas rápidamente.
Toda esa información de contabilidad online se guarda en un espacio en la nube, un lugar que nunca desaparecerá y es extremadamente seguro. Aunque para muchos tradicionalistas esto puede sonar demasiado, pero no debemos preocuparnos, ya que la mayoría de estos software de gestión son completamente intuitivos.
Ventajas
No podemos seguir avanzando en el sector de la gestión automatizada de facturas sin saber cuáles son las ventajas más importantes, algunas de ellas son las siguientes.
- Concentra toda la información de la empresa en un solo lugar.
- Podemos administrar y controlar distintos procesos al mismo tiempo.
- Nos ayuda a determinar cuándo existe o no cantidad suficiente de inventario a tiempo.
- La información fluye más fácilmente por todos los departamentos de la empresa, eliminando barreras de comunicación.
- La planificación de estrategias de negocio es más eficiente, al igual que el proceso de toma de decisiones.
- Podemos organizarnos mejor y tener un buen retorno de la inversión.
- Tendremos acceso a la nube desde cualquier lugar del mundo, siempre que tengamos buena conexión a internet.
Desventajas
La desventaja más notable de este tipo de herramientas es que a veces es necesario cambiar toda la infraestructura de trabajo y también requiere tiempo para implementarse. Aunque no es nada que no se pueda controlar con una buena planificación, otras de las desventajas que podemos encontrar son las siguientes.
- Requieren de equipos y ordenadores con buena capacidad y desarrollo.
- La implementación puede costar más dinero del que se piensa.
- Tal vez sea necesario invertir en especializaciones.
Sin embargo, todo esto puede parecer insignificante cuando nos damos cuenta que la principal desventaja es no seguir el ritmo del mercado al que nos dirigimos. Este tipo de recursos ya son utilizados por nuestra competencia y si nos asustamos con los puntos negativos, ellos nos sobrepasarán utilizando todo eso a su favor. Así que es mejor lanzarse y dar ese paso a la tecnología que tanto necesitamos en nuestro negocio.
Aplicaciones móviles para facturas
Otra de las cosas más geniales que veremos en los próximos años en cuanto a facturación son las aplicaciones móviles, es que estas serán mini-versiones de los programas que implementaremos en la empresa, podremos llevarlo fácilmente en nuestros móviles inteligentes y acceder a la información en cualquier momento, sin ni siquiera tener que estar en la oficina.
Estos recursos son y serán una herramienta indispensable para los que necesitan trabajar en casa o que trabajan en la calle todo el día. Ya no hará falta apartar un tiempo para hacer todos esos procesos frente al ordenador. Esta es una ventaja que se transformará en realidad en poco tiempo y debemos estar preparados para ello.
El factor clave: La personalización
Por último, una de las cosas más importantes que veremos con la implementación de esas nuevas tecnologías es el factor clave de la personalización. La automatización nos da la ventaja de escoger cómo queremos trabajar, en qué momento emitir nuestras facturas y qué elementos incluir, todos esto con ayuda de un sistema que conocerá todas nuestras preferencias.
La personalización también nos será útil para gestionar las relaciones con nuestros clientes, tenemos muchos factores a los cuales prestar atención, como los formularios de las facturas, las cuales tendrán mayor aceptación si tienen un diseño más personal y donde podemos escoger los colores y añadir el logo.
Igualmente, podemos automatizar toda la gestión de email en el momento de enviar las facturas. Esto es algo que también nos dará muchas ventajas frente al email marketing y todas nuestras estrategias digitales, después de todo, lo personal ahora es tendencia, así que por qué no aplicarlo en todas las áreas de la empresa.