La formulación de un buen plan de proyecto hace que los gestores tengan una mayor facilidad al momento de trabajar. Esto es gracias a que se evita cualquier tipo de imprevistos o situaciones aleatorias, como pueden ser los sobrecostes. También, se puede dar que los objetivos marcados no se cumplan, llenando el ambiente laboral de estrés y frustración.

Por tal motivo, es más importante hacer las cosas bien en vez de tener que solucionar un error luego. No obstante, ¿qué necesita para hacer un plan de proyecto perfecto? Aquí te contamos 10 elementos esenciales que serán de enorme utilidad.

Antes que nada, ¿qué es un plan de proyecto?

que es un plan de proyecto

Consiste en una estrategia utilizada para cumplir el cronograma de un determinado proyecto bajo un presupuesto. En el plan de proyecto se definen los aspectos necesarios para llevar a cabo un objetivo dentro de la organización. Gracias a este se puede obtener una visión más amplia, lo que te permitirá coordinar las acciones necesarias para concluir con el proyecto de forma eficaz.

La organización se lleva a cabo por un gestor de proyectos, el cual debe ser capaz de elaborar un plan que cubra todas las necesidades del proyecto. Esto parte desde el mínimo problema que te planteas solucionar hasta el alcance que tendrán los resultados, incluyendo cualquier entrega, los posibles riesgos y dependencias. A partir de aquí, desarrolla una ruta de tareas que permitirán alcanzar el objetivo con éxito.

10 elementos esenciales de un plan de proyecto

En el caso de que no exista un plan de proyecto, los integrantes del equipo no dispondrán de un panorama más completo de la manera en que se lograrán los objetivos. Pueden verse envueltos en muchos inconvenientes y afectados por necesidades, dificultándoles incluso dar inicio a sus actividades.

Es por eso que un plan de este tipo debe contar con los siguientes elementos para que funcione de la mejor manera:

1. Objetivos del proyecto

El primer elemento que esclarecerá la visión general del proyecto es la definición de los objetivos del mismo. Para ello, se utilizan respuestas de preguntas básicas que esclarecen el motivo del proyecto.

Es decir, es fundamental descubrir el «qué» y el «por qué». ¿Qué es el proyecto y por qué se está ejecutando? Una vez que formules la respuesta ideal, podrás comenzar a enfocarte en la estructura y los aspectos generales de una planificación de proyecto.

2. Funciones y responsabilidades

Puede que un equipo laboral con muchos integrantes fomente la creatividad y la solución de problemas. Sin embargo, es importante definir las tareas y responsabilidades que tendrá cada uno, de manera que el trabajo de uno, no interfiera con el otro.

3. Recursos

Para llevar a cabo cualquier objetivo, se requiere de una determinada cantidad de recursos indispensables. Materiales, equipamiento, herramientas y el personal son en los que no se puede escatimar.

Es vital definir los recursos que harán falta en el proyecto para que, en el futuro, no se desplome por una mala gestión.

4. Presupuesto del plan de proyecto

Gestor de proyectos y el presupuesto

Una de las partes más complicadas, por no decir la primera, de la planificación de un proyecto es el control del presupuesto y de los gastos. Es imposible establecer con exactitud la cantidad de dinero que se utilizará para un proyecto en específico.

Sin embargo, es tarea del gestor de proyectos tomar en cuenta cualquier gasto imprevisto gracias al panorama general que tiene del mismo.

5. Dependencias

Muchas veces el avance de un plan se detiene porque hay actividades que no se pueden empezar hasta que se termine la anterior. Resulta crucial identificar este tipo de dependencias durante la etapa de planificación. De esa forma, todas las partes involucradas podrán trabajar sin ningún tipo de obstáculo.

6. Programa

En este punto se definen las fechas en las que algunas actividades deben ser finalizadas. Suele ser también una de las más complicadas, pues existen factores externos que influyen en el proceso.

Sin embargo, una estrategia es identificar la fecha en la que el proyecto debe estar listo, y luego hacer un proceso invertido para establecer límites de tareas específicas. Para esta tarea generalmente se utiliza un software para administración de proyectos.

7. Comunicación en el plan de proyecto

Comunicación en el plan de proyecto

En un plan de proyecto cualquier error se puede evitar a través de una comunicación abierta y sencilla. Dentro de la planificación se deben definir una lista de normas generales que se apliquen a la forma de comunicarse entre los integrantes. Asimismo, establecer la frecuencia con la que se hará, al igual que las plataformas que faciliten el proceso.

8. Plan de riesgos

Una buena gestión de proyectos debe ser capaz de identificar los posibles factores que lleguen a intervenir con el alcance del objetivo final. Para ello, un plan de riesgo se usa para identificar riesgos potenciales y definir una respuesta con base a estos. De esa forma, aumenta la productividad.

9. Registrar cada detalle

Es importante que se registre, anote o se comunique cualquier avance o retroceso dentro de un plan de proyecto. De ese modo, todos los involucrados podrán estar en sintonía con las actividades que se están ejecutando, y cuál es el progreso que llevan.

10. Identificar los requerimientos del plan de proyecto

Más allá de los recursos, una planificación de proyecto debe ser capaz de definir aquellos requerimientos y habilidades que se necesita para lograr un objetivo. Es decir, identificar qué es lo que se necesita para llevar a cabo cualquier tipo de tarea.

Si quieres conocer más a detalle sobre los elementos esenciales de un plan de proyecto, te invitamos a leer detenidamente la siguiente infografía:

10 elementos esenciales del plan de proyecto perfecto
Infografía ofrecida por Wrike – Software Para Administración De Proyectos

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