Una de las prácticas más tradicionales dentro de las empresas son las famosas reuniones. Sean estas reuniones one to one o grupales, son diseñadas con la intención de abordar aquellas situaciones clave que conforman el día a día de los negocios y conllevan a avances o retrasos en los procesos. Generalmente, en las reuniones se busca lograr soluciones reales y eficientes que fomenten la creación de estrategias empresariales innovadoras.

Sin embargo, las reuniones eficaces no siempre se logran. Por el contrario, en muchas ocasiones estos espacios hacen que los trabajadores pierdan mucho tiempo y nunca lleguen a las soluciones que están buscando. Esta es la razón por la que muchos integrantes de las empresas les temen o huyen de ellas.

Pero lo justo no es dejar perder esta estrategia. Si se realizan adecuadamente y en el momento propicio, pueden tener resultados exitosos. Por eso, a lo largo de este artículo te presentaremos algunas estrategias para que las reuniones sean muy eficaces.

Índice de Contenido

¡Por menos vías de escape y más motivación! Estrategias para reuniones más eficaces

9 estrategias para que tus reuniones sean muy eficaces
Infografía ofrecida por Wrike – Gestor Proyectos Online

1. No son necesarios tantos participantes

El primero de los consejos para reuniones más eficaces tiene que ver con la cantidad de participantes que hacen parte de ella. Se tiene la errónea concepción de que, entre más personas en la reunión, más importancia adquiere. Sin embargo, lo verdaderamente primordial es que se inviten personas cuyos roles puedan añadir valor a los objetivos que se buscan cumplir con la actividad. Muchas veces menos es más y las reuniones no son excepción a la regla.

2. El tiempo se puede reducir: asegúrate de que sea el suficiente

Así como se cree que entre más participantes mejor es la reunión, también se piensa que entre más tiempo se utilice la eficiencia aumenta. Empero, lo importante acerca del tiempo es que este se utilice adecuadamente. Es decir, que si se cuenta con una hora, esta se divida de tal forma que se traten los temas primordiales y se dé espacio para el planteamiento de recomendaciones o cuestionamientos.

3. ¡Mantén la atención!

No. Las reuniones no tienen que ser aburridas. Por el contrario, es primordial que busques captar la atención de los participantes desde el primer momento. Atráelos con una anécdota, un dato curioso o una cifra interesante. Que la reunión se convierta en una conversación motivadora, con espacio para todos.

4. Objetivos claros para mentes enfocadas

No puedes esperar que los integrantes de la reunión se mantengan concentrados, atentos e interesados si no saben con exactitud cuál es el motivo de la reunión o qué se quiere lograr a través de ella. Por esto, es primordial que, al inicio, resumas de qué trata la reunión y por qué es importante. Así cada integrante tendrá claro su rol y la forma en la que puede participar.

5. Crea un programa, ¡planifica!

Aunque las reuniones pueden fomentar una conversación espontánea entre los integrantes del equipo, es imprescindible que esta se base en un programa específico. Dicho programa debe dejar claros los puntos a debatir y los pasos que se seguirán en busca del cumplimiento de los objetivos. La planificación facilitará el proceso para todos.

6. Incorpora herramientas creativas en la reunión

No todo puede ser hablar y hablar. Complementa las explicaciones y exposiciones con herramientas estimulantes que ejemplifiquen y clarifiquen el tema que se está tratando. Dentro de dichas herramientas se encuentran los mapas mentales, los dibujos, las fotografías, los audios y demás prototipos.

7. Evita las distracciones y el uso de dispositivos

Si tu reunión ha incluido los consejos anteriores, entonces no hay necesidad de que ella esté protagonizada por el uso individual de dispositivos electrónicos. El equipo no debe estar distraído, por el contrario, su atención deberá estar dirigida al hablante y a los puntos de debate que se abordarán.

8. Siempre es bueno asignar un responsable

Como en las reuniones se suelen abordar diversas tareas, el proceso puede resultar un tanto abrumador para los integrantes. Por dicha razón es recomendable asignar un responsable a cada tarea. Así el procedimiento será claro y los roles actuarán de manera adecuada para su cumplimiento.

9. Todos deben saber quién hará qué y en qué tiempos

Por último, así como tienes un responsable para cada tarea, también deberás asignar equipos para el cumplimiento de estas. Al final de la reunión pregunta a tu equipo si tiene claro cuáles son las funciones y responsabilidades que tienen y en qué tiempo cumplirán con ellas.

Así llegamos al final de nuestro artículo sobre cómo lograr reuniones más eficaces. Esperamos que hayan sido de utilidad y que pongas los consejos en práctica lo más rápido posible. Recuerda que cualquier herramienta es indispensable para alcanzar el éxito con las reuniones.

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