Para el profesional, el empresario o el emprendedor moderno, el hecho de adaptarse y seguir el ritmo a la era de la virtualidad se convierte en una necesidad imperativa. Los tiempos han cambiado, y con ellos la presencialidad parece reducirse cada día más. Lo vemos, por ejemplo, en empresas que con sede en un país, tienen colaboradores en países que están al otro lado del mundo. Vivimos quizás la mayor era de globalización y digitalización, y aunque está cargada de oportunidades, también representa un enorme reto de cara a la organización y gestión de proyectos. Y en este sentido, las herramientas que permiten hacer diagrama de Gantt online y llevar con la ayuda del diagrama la gestión y la planificación de manera eficaz se han convertido en grandes aliados profesionales.

¿Alguna vez has escuchado sobre este término? Si no es así, seguro que te toparás con una herramienta que elevará notablemente la eficacia de tus operaciones. Y si ya estás familiarizado, ¡sabrás de lo que hablamos! Los diagramas de Gantt son una herramienta práctica, sencilla y potente para la gestión de proyectos, que impactará de forma notable e inmediata en la planificación y organización de tu actividad, sea cual sea su rubro. Veamos en qué consisten los diagramas de Gantt, y de qué manera te ayudarán a gestionar tu equipo y proyectos.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

diagrama de gantt

Especialmente en el caso de emprendedores, profesionales independientes o pequeñas empresas, los diagramas de Gantt pueden marcar un antes y un después. Cuando somos partícipes de un entorno de desarrollo en el que tenemos que abarcar muchas tareas, es muy fácil caer en el desorden y en la procrastinación. Aún más se complejiza la situación cuando en los proyectos que debemos sacar adelante están involucradas varias personas. La falta de definición en las tareas, los plazos de entrega o los alcances, pueden resultar fácilmente en la anarquía.

Pero existe una herramienta sencilla que te ayuda a cohesionar los proyectos y al equipo humano que está trabajando tras de ellos. Se trata del diagrama de Gantt. Su creador es Henry Gantt, un ingeniero mecánico estadounidense que diseñó una herramienta gráfica bastante clara. El diagrama que lleva su nombre y que fue creado en el año 1901, pretende ilustrar el cronograma de un proyecto de una manera global, aportando también detalles minuciosos.

Los gráficos de Gantt han ido evolucionando de sus versiones originales. Se trata de una herramienta en la que se concentran las tareas concernientes a un proyecto, las relaciones de dependencia entre las actividades y el estado actual de la programación. Se organiza en base a dos ejes: uno vertical, en el que se disponen las tareas a realizar en cada proyecto, y uno horizontal en el que se disponen los intervalos de tiempo que han sido estimados para cada actividad.

Además se complementa con fechas inicio y finalización de las tareas específicas y de los proyectos generales, así como de elementos que resumen el proyecto. En la actualidad existen herramientas online muy valiosas que nos permiten diseñar un diagrama de Gantt online, haciendo partícipes a los miembros de nuestro equipo y asignándoles las tareas que a cada uno le correspondan. Una vez hecho esto, podrás hacer seguimiento sobre el avance de las tareas, la gestión del tiempo invertido en cada una de ellas, así como importar o exportar información complementaria.

¿Cuál es la utilidad de los diagramas de Gantt en la gestión de equipos?

utilidad del diagrama de Gantt

La claridad

El primero de los beneficios que la incorporación de diagramas de Gantt a la gestión de tus proyectos es la claridad. Gracias a esta herramienta se concentran las tareas relativas a un proyecto en un solo documento, evitando dispersiones, acciones inconexas y pérdida de datos. Esto representa una fortaleza no solo en el orden general del proyecto, sino en la facilidad en la comunicación. Todos los miembros del equipo que tengan acceso al diagrama, tendrán una panorámica clara sobre el estado actual y las responsabilidades inmediatas y a futuro.

La coordinación

Otra de las grandes ventajas que los diagramas de Gantt aportan a las pequeñas y medianas empresas, es la visualización general que contribuye a una mejor coordinación. Utilizando este método podemos secuenciar eventos, reducir el potencial de sobrecarga de trabajo y subdividir tareas en tanta especificidad como sea necesario. Así tendremos una visualización más clara sobre los avances. De igual modo, también aporta a la compresión de la importancia del cumplimiento de los lapsos y plazos de entrega de cada tarea, como parte de un todo.

La rendición de cuentas

Y por último, destacamos entre las ventajas de esta clase de herramientas organizativas, su aporte en la rendición de cuentas. En especial cuando las empresas pasan por cambios organizativos, o simplemente cuando quieres visibilizar tu trabajo, la documentación de las acciones diarias resulta fundamental. En este sentido, los gráficos de Gantt te permiten la generación de un documento completo y abarcativo, en el que se exponga la organización del equipo, las tareas culminadas y los logros obtenidos. Sin duda que se trata de una herramienta que hace un aporte muy valioso en la planificación de los equipos, la gestión de los proyectos y la sostenibilidad del éxito empresarial o profesional.

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