Casi todas las empresas en España han implementado las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) en su día a día. Según el Instituto Nacional de Estadística, el 99,58% de los negocios con más de 10 trabajadores cuenta con ordenadores; más del 80% dispone de conexión a Internet, y más del 60% utiliza medios digitales: blogs, redes sociales, plataformas de vídeos y pódcast, etc. Para impulsar todavía más la automatización de las tareas repetitivas que multinacionales, pymes, startups y autónomos han de desarrollar vez tas vez (emitir facturas, controlar el stock disponible, calcular pérdidas y beneficios económicos…), está Contasimple, un software de Cegid (sociedad anónima especializada en el diseño, desarrollo y distribución de soluciones informáticas para la gestión empresarial).

A continuación, explicamos exactamente qué prestaciones ofrece Cegid, a través de Contasimple, a los negocios que, en nuestro país, necesitan cumplir obligatoriamente con dos aspectos: la declaración del IVA, cuya responsabilidad recae en los autónomos y empresarios, y el control de horas, el cual se ha venido haciendo durante mucho tiempo exclusivamente por escrito (de manera manual).

El tiempo vale su peso en oro

En marzo de este mismo año, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social publicó una Guía sobre el registro de jornada en la que se indica que el registro de la jornada laboral deberá efectuarse cada día, especificando el momento de inicio y finalización de la jornada. Aunque el soporte en papel sigue siendo actualmente válido, se prevé que, con la próxima nueva reforma laboral, la digitalización del control horario sea una obligación más para las empresas.Aquí entra en juego Cegid Contasimple, que permitiría:

  1. Llevar un registro de las horas de entrada y salida de todos los empleados cada día.
  2. Tener acceso a informes generados automáticamente por el propio programa, para visualizar las horas completadas (y las que aún están pendientes) en el caso particular de cada trabajador.
  3. Cumplir la normativa por la que los empresarios han de controlar la jornada laboral de los empleados.

Con respecto a este último punto, Cegid Contasimple permite a sus clientes actuar acorde al Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que establece una serie de medidas urgentes para hacer frente a las irregularidades laborales. Entre estas soluciones, se encuentra que la empresa haga un seguimiento de la jornada de su plantilla completa.

Fichar por Internet y desde el smartphone

El programa informático Contasimple permite fichar vía web y a través del teléfono móvil. Para esto último, Cegid ha lanzado una app compatible con Android y iOS que, en tan sólo 5 segundos, registra el momento de inicio y fin de la jornada laboral; una solución muy eficaz que ahorra tiempo y, además, facilita especialmente el control horario digital en las empresas con varias sucursales y/o parte de la plantilla teletrabajando.

Empresas transparentes con Cegid Contasimple

Cegid Contasimple permite a los propios trabajadores consultar el historial de jornada laboral. Por otro lado, los empresarios pueden imprimir también sus informes, para que los empleados los firmen y comprobar así que las horas realizadas coinciden con las estipuladas en el contrato y en la normativa legal. Actualmente, no se han de sobrepasar las 40 horas semanales de media. De hecho, se pretende reducir la jornada laboral hasta las 37,5 horas.

Como el almacenamiento de Cegid Contasimple está en la nube, es muy fácil adaptar la configuración del software a la nueva realidad laboral en España. Además, también es posible calcular horas extraordinarias y ver los descansos y las ausencias laborales de cada empleado, siendo el propio trabajador consciente de estos mismos datos.

Presentar el modelo 303 en un abrir y cerrar de ojos

En España, el Impuesto sobre el Valor Añadido general está en el 21%. Aunque se trata de un porcentaje que paga el usuario final (el consumidor del producto) son los autónomos y empresarios los responsables de presentar el modelo 303 de IVA. Este documento se ha de enviar a la Agencia Tributaria cada tres meses, cuando la declaración del IVA es trimestral y no, anual. En este último caso, el documento que se hace llegar es el modelo 390.El programa Contasimple de Cegid se ocupa de cumplimentar automáticamente dichos documentos; una forma sencilla y rápida de presentar el modelo 303 en tan sólo 6 pasos:

  1. El autónomo o empresario, que actúa como recaudador de este impuesto, se dirige a la sección Impuestos, en el menú superior de Contasimple.
  2. Tras esta acción, en pantalla aparecerán los diversos modelos disponibles para rellenar. Para la declaración del IVA, interesa pulsar sobre la opción 303-390.
  3. El siguiente paso consiste en clicar sobre el botón Calcular datos Modelo 303.
  4. Al final de la tabla que se muestra, aparece la siguiente opción: Descargar fichero y guardar datos.
  5. Para adjuntar telemáticamente este fichero en formato .txt, el usuario de Contasimple habrá de acceder a la web de la Agencia Tributaria y, desde ahí, importar el fichero generado por Contasimple (el documento .txt), firmarlo y enviarlo. Conviene destacar que, para firmar la declaración trimestral del IVA online, hace falta tener el certificado digital o el DNI electrónico.
  6. Descargar el PDF que se genera después de haber enviado el modelo 303 con Contasimple. Este PDF es la prueba de que el autónomo o empresario ha cumplido con su deber para con la Agencia Tributaria.

Calcular impuestos con Contasimple

Para declarar el IVA trimestralmente, este programa online de facturación, contabilidad e impuestos rellena el modelo 303 automáticamente, a partir de las facturas emitidas, las facturas recibidas y los bienes de inversión que el autónomo o empresario habría ido introduciendo en el programa durante el año, organizando toda esta información por trimestres, dentro también del mismo programa de Cegid.