¿Por qué muchas personas prefieren ser líderes en lugar de considerarse jefes?  La respuesta es sencilla: el liderazgo se centra en inspirar y guiar a las personas hacia un objetivo común, mientras que un jefe está relacionado con el control y la autoridad.

El liderazgo motiva a las personas a dar lo mejor de sí mismas y a trabajar juntas de manera colaborativa, mientras que un jefe genera miedo y una mentalidad de «seguir las órdenes».

Sin embargo, es importante tener en cuenta que ambas son necesarias en ciertas situaciones. Por lo tanto, esencial que un líder tenga cierto grado de autoridad y poder para tomar decisiones, así como alcanzar metas. En este artículo descubrirás si eres jefe o líder.

Infografía ofrecida por Wrike – Software De Administración De Proyectos

¿Eres jefe o líder? Conoce la definición de «jefe»

Un jefe es un individuo que tiene autoridad y responsabilidad sobre un grupo de trabajadores o una organización. Este término es utilizado a menudo en el contexto de los negocios y la gestión, donde es el responsable de supervisar y dirigir a un equipo de empleados.

Además, tiene la autoridad para tomar decisiones importantes, asignar tareas, establecer objetivos y evaluar el desempeño de los empleados. También posee responsabilidades adicionales como el presupuesto, la planificación y la toma de decisiones estratégicas.

Sin embargo, es importante mencionar que en la actualidad el término «jefe» ha sido reemplazado por la palabra «líder», puesto que se busca un enfoque más colaborativo y menos jerárquico.

Con el siguiente análisis descubrirás si eres jefe o líder.

Un jefe…

• Adopta una actitud omnisciente que no desea perder.
• Es incrédulo frente a los cambios concernientes a su disciplina, su terquedad lo conduce a mantener las mismas políticas aunque sean obsoletas.
• Utiliza la intimidación para llevar a cabo lo que se propone, porque según él es la mejor forma de tratar a los empleados. Puede usar frases como “Si no haces esto, vas a perder tu empleo”, «¿Acaso quieres perder tu puesto?”, “Si no trabajas las dos horas extras, no regreses mañana”.
• Alimenta su ego de superioridad maltratando a sus colaboradores, usualmente habla de cómo logró sacar adelante su empresa y que por eso es único y especial. Piensa que los demás son seres inferiores.
• No se relaciona ni crea lazos de fraternidad con sus trabajadores, solo los ve como una herramienta de trabajo para obtener ingresos. No le importan los problemas personales de su equipo, tampoco desea conocerlas. Cuando ingresa por la puerta de la empresa no saluda a nadie, muestra una cara de seriedad y si alguien lo mira, frunce el ceño.
• Todas sus disposiciones son incuestionables, aunque sean equivocadas. No permite que nadie lo aconseje ni le diga qué hacer porque él lo sabe todo, por ende, cada una de sus acciones son “perfectas”.
• Controla y supervisa a sus colaboradores de una manera exagerada, es decir, es demasiado intenso hasta el punto de causar estrés, presión y sobre todo, pide rapidez en la entrega de un trabajo, aunque no se haya revisado con anterioridad.
• Sanciona cualquier error de una manera cruel, no escucha ninguna excusa ni tiene en cuenta la opinión de quien cometió dicha falla. Además, no reconoce los logros de sus colaboradores, ni les da un beneficio por haber hecho un excelente trabajo.

Entonces, ¿eres jefe o líder? ¿Te sientes identificado con la anterior lista?

¿Qué es un líder?

Un líder es una persona que tiene la capacidad de inspirar y guiar a un grupo de personas hacia un objetivo común. El liderazgo hace referencia a la habilidad de influir en las acciones junto a las decisiones de los demás, no necesariamente implica tener autoridad formal.

Asimismo, puede ser alguien que tiene un título o cargo oficial, por ejemplo, un gerente o un presidente, pero también suele ser alguien que ha ganado el respeto y la confianza de los demás a través de su carisma, conocimientos y habilidades.

Los líderes efectivos son capaces de motivar y guiar a las personas, crear una visión compartida y establecer metas claras. Además, son capaces de tomar decisiones estratégicas, resolver problemas, superar obstáculos.

Utiliza la siguiente descripción para descubrir si eres jefe o líder.

¿Eres jefe o líder? Descubre las características de un líder…

• Permite la lluvia de ideas en una reunión, escucha sugerencias, recomendaciones y respeta la postura de sus colaboradores. En pocas palabras, accede a un intercambio de ideas para mejorar el bienestar de la organización.
• No utiliza su poder como un instrumento de amenaza, al contrario, aprovecha su jerarquía con el fin de impactar de forma positiva la vida de sus trabajadores y familiares.
• Confía en sus colaboradores, permitiéndoles potenciar todas sus habilidades intelectuales y personales, delegando parte de su “poder” para agilizar, gestionar y planificar el trabajo con mucha más facilidad.
• Crea ambientes de interacción, donde cada uno conoce las expectativas del otro, hay un choque cultural si es el caso, y sobre todo, se sanan discordias y malas actitudes de ciertos individuos. También comparte experiencias que son capaces de mejorar la vida emocional del equipo.
• Tiene la capacidad de transmitir confianza y empatía en sus colaboradores sin caer en las faltas de respeto o en el abuso de la autoridad. Cuando entra a la empresa saluda a todo el mundo con una sonrisa y se preocupa por el bienestar de cada uno de sus trabajadores, fomentando un ambiente de buenas relaciones interpersonales.
• Posee la cualidad de adaptarse a los cambios, acepta actualizaciones en cualquier elemento empresarial, aprende de ello y se lo transmite a sus colaboradores. Por ejemplo, si sale una nueva política en la sección de medioambiente, enseguida lo lleva a cabo porque sabe que es indispensable estar en sintonía con el mundo.
• Escucha con atención las críticas y las utiliza para mejorar.

Ahora, ¿eres jefe o líder? La respuesta te va a guiar a mejorar tus procesos y la forma en la que trabajas.

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Sin embargo, las reuniones eficaces no siempre se logran. Por el contrario, en muchas ocasiones estos espacios hacen que los trabajadores pierdan mucho tiempo y nunca lleguen a las soluciones que están buscando. Esta es la razón por la que muchos integrantes de las empresas les temen o huyen de ellas.

Pero lo justo no es dejar perder esta estrategia. Si se realizan adecuadamente y en el momento propicio, pueden tener resultados exitosos. Por eso, a lo largo de este artículo te presentaremos algunas estrategias para que las reuniones sean muy eficaces.

¡Por menos vías de escape y más motivación! Estrategias para reuniones más eficaces

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1. No son necesarios tantos participantes

El primero de los consejos para reuniones más eficaces tiene que ver con la cantidad de participantes que hacen parte de ella. Se tiene la errónea concepción de que, entre más personas en la reunión, más importancia adquiere. Sin embargo, lo verdaderamente primordial es que se inviten personas cuyos roles puedan añadir valor a los objetivos que se buscan cumplir con la actividad. Muchas veces menos es más y las reuniones no son excepción a la regla.

2. El tiempo se puede reducir: asegúrate de que sea el suficiente

Así como se cree que entre más participantes mejor es la reunión, también se piensa que entre más tiempo se utilice la eficiencia aumenta. Empero, lo importante acerca del tiempo es que este se utilice adecuadamente. Es decir, que si se cuenta con una hora, esta se divida de tal forma que se traten los temas primordiales y se dé espacio para el planteamiento de recomendaciones o cuestionamientos.

3. ¡Mantén la atención!

No. Las reuniones no tienen que ser aburridas. Por el contrario, es primordial que busques captar la atención de los participantes desde el primer momento. Atráelos con una anécdota, un dato curioso o una cifra interesante. Que la reunión se convierta en una conversación motivadora, con espacio para todos.

4. Objetivos claros para mentes enfocadas

No puedes esperar que los integrantes de la reunión se mantengan concentrados, atentos e interesados si no saben con exactitud cuál es el motivo de la reunión o qué se quiere lograr a través de ella. Por esto, es primordial que, al inicio, resumas de qué trata la reunión y por qué es importante. Así cada integrante tendrá claro su rol y la forma en la que puede participar.

5. Crea un programa, ¡planifica!

Aunque las reuniones pueden fomentar una conversación espontánea entre los integrantes del equipo, es imprescindible que esta se base en un programa específico. Dicho programa debe dejar claros los puntos a debatir y los pasos que se seguirán en busca del cumplimiento de los objetivos. La planificación facilitará el proceso para todos.

6. Incorpora herramientas creativas en la reunión

No todo puede ser hablar y hablar. Complementa las explicaciones y exposiciones con herramientas estimulantes que ejemplifiquen y clarifiquen el tema que se está tratando. Dentro de dichas herramientas se encuentran los mapas mentales, los dibujos, las fotografías, los audios y demás prototipos.

7. Evita las distracciones y el uso de dispositivos

Si tu reunión ha incluido los consejos anteriores, entonces no hay necesidad de que ella esté protagonizada por el uso individual de dispositivos electrónicos. El equipo no debe estar distraído, por el contrario, su atención deberá estar dirigida al hablante y a los puntos de debate que se abordarán.

8. Siempre es bueno asignar un responsable

Como en las reuniones se suelen abordar diversas tareas, el proceso puede resultar un tanto abrumador para los integrantes. Por dicha razón es recomendable asignar un responsable a cada tarea. Así el procedimiento será claro y los roles actuarán de manera adecuada para su cumplimiento.

9. Todos deben saber quién hará qué y en qué tiempos

Por último, así como tienes un responsable para cada tarea, también deberás asignar equipos para el cumplimiento de estas. Al final de la reunión pregunta a tu equipo si tiene claro cuáles son las funciones y responsabilidades que tienen y en qué tiempo cumplirán con ellas.

Así llegamos al final de nuestro artículo sobre cómo lograr reuniones más eficaces. Esperamos que hayan sido de utilidad y que pongas los consejos en práctica lo más rápido posible. Recuerda que cualquier herramienta es indispensable para alcanzar el éxito con las reuniones.

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Por ese motivo, en este artículo aprenderás a hacer una reunión de trabajo exitosa y a evitar ciertos errores que pueden crear inconvenientes. Recuerda que, como un buen líder, es importante velar por el bienestar de todos los trabajadores y su comprensión de las mejoras continuas para aumentar la productividad.

Infografía ofrecida por Wrike – Herramientas Para Gestión De Proyectos

¿Qué no hacer en una reunión de trabajo?

Las reuniones de Las compañías y equipos de trabajo suelen ser importantes para generar y fortalecer los vínculos entre las partes. Sin embargo, para que los encuentros alcancen el objetivo anhelado, es necesario tener algunas estrategias bien pensadas. Muchas empresas pierden una gran cantidad de recursos, tiempo y motivación debido a sus reuniones mal planificadas.

A continuación, se presentan los errores más comunes en una reunión de trabajo:

1. El enfoque equivocado respecto a las reuniones

El enfoque equivocado frente a las reuniones es el primer gran error que se debe evitar. Debes tener en cuenta que estas no son solo para satisfacer la necesidad de conversar o discutir ideas: los objetivos concretos con los que se cuentan tienen que quedar siempre claros.

2. El lenguaje equivocado a la hora de hablar en reuniones

La elección inadecuada del lenguaje es uno de los errores a evitar en las reuniones. Considerar la jerarquía de cada uno de los asistentes, es fundamental para un óptimo desarrollo de la conversación. De esta manera, basta con que una sola persona se sienta incomoda para que toda la reunión vaya por el camino equivocado.

3. El liderazgo inadecuado

El liderazgo también desempeña un papel clave en las reuniones. De los líderes dependerá el marco general de la reunión, así como el enfoque de la misma. Si los líderes no tienen una guía clara de los objetivos a alcanzar, difícilmente lograrán un resultado satisfactorio.

4. La falta de claridad en el orden de trabajo

La falta de claridad respecto al orden de trabajo es un tercer gran error. Las reuniones tienen una estructura clara que hay que respetar. Si nadie sabe qué esperar de ellos, y cuál es su orden de prioridades, esto resulta incluso estresante para los participantes.

5. La toma mala de decisiones

La toma de malas decisiones es el error en la gestión de reuniones. Algunos líderes no tienen el conocimiento necesario para realizar un análisis completo de los temas a tratar, lo que puede conllevar a resultados negativos. Los participantes deben hablar y acordar entre todos la mejor decisión.

6. La ausencia de una evaluación

La ausencia de una evaluación al final de la reunión, es un último gran descuido. La reunión debe cerrarse de manera adecuada, evaluando los resultados obtenidos y realizando un informe para futuras referencias.

¿Qué hacer para tener reuniones exitosas?

Para lograr reuniones exitosas hay 8 pasos esenciales que debemos tener en cuenta:

1. Establecer buenas prácticas de comunicación

Esto significa llevar un lenguaje profesional, ser claro, no interrumpir durante las discusiones y tratar a todos los presentes con respeto. De esta forma, se creará un entorno que esté abierto para la interacción y el progreso.

2. Definir claramente los objetivos de la reunión

Antes de la reunión, hay que establecer el propósito y los resultados esperados, de modo que todos los asistentes sepan por qué están ahí y qué esperar conseguir.

3. Analizar los temas con anticipación

El líder de la reunión debe entender claramente el tema que se discutirá y preparar preguntas clave para que todos los asistentes se involucren.

4. Establecer un horario preciso

Al llegar a la reunión, debe definirse un horario realista, de forma que sean tratados los temas en el tiempo previstos.

5. Fomentar la participación de todos los involucrados

La reunión debe ser un ambiente de colaboración, con todos los asistentes trabajando juntos para llegar a un resultado exitoso.

6. Usar diversas herramientas de colaboración

Es bastante útil usar herramientas como pantallas compartidas, tableros virtuales y documentos en línea para promover la interacción entre los participantes.

7. Conceptualizar los temas con ideas creativas

El líder de la reunión debe animar a todos a unir sus conocimientos para encontrar nuevas ideas.

8. Registrar y mantener un orden en los cuadernos

Mantener una lista de tareas, preguntas y otros temas tratados en la reunión proporcionará un registro útil que servirá para evaluar el progreso y mantenerse enfocado en los resultados esperados.

Las reuniones son una herramienta imprescindible para la movilización de cualquier proyecto empresarial. Sin embargo, como vimos en este artículo, hay errores que es importante evitar si un líder quiere tener una reunión exitosa. Estos errores van desde el enfoque equivocado respecto a la reunión, hasta la ausencia de una evaluación al final de la misma.

El trabajo en equipo es fundamental para el movimiento correcto de un proyecto: las reuniones juegan un papel importante en la consecución de los objetivos empresariales.

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La gestión de proyectos ha cambiado significativamente en la era digital. Antes, los gerentes de proyectos se enfocaban en la planificación de las tareas y el seguimiento de los plazos. Ahora, está enfocado en la identificación y el seguimiento de los objetivos del proyecto.

También se ha vuelto más colaborativa. Los equipos pueden colaborar y compartir información en tiempo real, lo que permite un mejor seguimiento de los objetivos y una mayor eficiencia en la planificación.

¿Quieres conocer la evolución de la gestión de proyectos? Entonces, acompáñanos junto a Wrike para encontrar la respuesta.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es una disciplina de administración empresarial que se encarga de planear, coordinar y controlar los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto desde su inicio hasta su finalización.

Además, se ha convertido en una herramienta fundamental para el éxito de las organizaciones modernas. Debido a su capacidad para optimizar los recursos y el tiempo, la gestión de proyectos permite a las empresas realizar grandes proyectos de manera eficiente y efectiva.

Gestión de proyectos antes

A continuación, te traemos un resumen sobre la gestión de proyectos en tiempos pasados y en el ahora a través de la siguiente infografía compartida por Wrike:

Infografía ofrecida por Wrike – Software De Gestión De Proyectos

En el pasado, la gestión de proyectos era muy diferente a la actual. Estaba enfocado en el control de los recursos y en la planificación de las tareas a realizar. Era común que los proyectos fueran llevados a cabo por un solo individuo o un pequeño grupo, y no se prestaba tanta atención a la comunicación y la colaboración.

En la actualidad, la gestión de proyectos es mucho más compleja. Está enfocada en la coordinación de un equipo de trabajo, la gestión de las expectativas del cliente y el seguimiento de los resultados. Además, se ha convertido en una disciplina mucho más técnica, y se requieren habilidades especiales para llevar a cabo un proyecto exitosamente.

Evolución de la gestión de proyectos

Si quieres conocer un poco más acerca de la evolución de la gestión de proyectos, aquí tienes cómo ha avanzado durante el tiempo a partir del siglo XX.

1. Harmonograma

El Harmonograma era un tablero donde eran colocadas tiras de papel representando los procesos. Este poseía una escala de tiempo del lado izquierdo con la finalidad de saber el lapso de demora. El ingeniero Karon Adamiecki de origen polaco, presentó el Harmonograma a la sociedad de ingenieros rusos en el año 1903.

La herramienta permitió aumentar la producción entre un 100% y 400%, en empresas como plantas químicas y talleres mecánicos, entre otros.

2. Diagrama de Gantt

En la década de 1910 nace el diagrama de Gantt, diseñado por el ingeniero estadounidense Henry Gantt. Incentivado por el Harmonograma, esta representación estaba compuesta por una serie de líneas horizontales, las cuales expresaba las cantidades de trabajos terminados y también mostraba la producción cumplida respecto al tiempo que fue planificado.

Años más tarde, sirvió para contribuir en la creación de la estructura de descomposición del trabajo, bastante utilizada durante la Primera Guerra Mundial en los diseños de barcos.

3. El CPM

El CPM es el Método de Ruta Crítica, creado por James E. Kelley de Remington Rang y Morgan R. Walker de DuPont. Es una técnica que permite conocer la ruta más larga de actividades proporcionando el momento idóneo para darle inicio de trabajo a cada una de ellas, su finalidad es concluir esas tareas sin producir una demora.

El método fue creado en 1957 en Estados Unidos. Su objetivo es ayudar a los gerentes de proyecto a planear y programar todos los compromisos pendientes, ya sea de investigación, construcción, etc.

4. WBS

Es la Estructura de Descomposición del Trabajo, conocida también como la Estructura de Desglose del trabajo (EDT). Es un instrumento que consiste en descomponer los entregables y paquetes de trabajo en unidades más pequeñas, para ser más fácil de trabajar. Cada nivel representa una definición mucho más detallada.

Esta herramienta de gestión de proyectos permite identificar en cada nivel las actividades que se llevaran a cabo, evitando duplicaciones en la asignación de tareas.

WBS fue creada en los Estados Unidos en 1962, como parte del proyecto Polaris de misil balístico. El departamento de Defensa publicó la Estructura de Desglose de Trabajo, ordenando su uso en futuros proyectos. El método es representado a través de un árbol con un orden jerárquico para reflejar el esfuerzo que se requiere.

5. Desarrollo en cascada

Es un procedimiento lineal caracterizado por la separación de los procesos en sucesivas fases del proyecto. Los resultados arrojados por cada fase son usados como hipótesis de inicio para la siguiente.

El desarrollo de este modelo fue atribuido a Winston W. Royce en 1970, y estaba compuesto inicialmente por cinco fases denominadas: análisis, codificación, diseños, operaciones y pruebas.

Origen de los software de gestión de proyecto

En 1977 se crearon los primeros softwares de gestión de proyectos. Para ese momento hubo una revolución en la gestión y los proveedores iniciaron con el diseño de programas computacionales en el que aplicaron varias metodologías que ya existían.

1. Gestión rápida de proyectos

Esta gestión consiste en una metodología enfocada en una planeación flexible que se adapta fácilmente a los cambios. Entre los objetivos de este enfoque es que exista una gran cantidad de beneficios en todo el proceso y no solamente al final.

2. Principio de las aplicaciones móviles

Fue en 2008, cuando Apple Store comenzó con el crecimiento de las aplicaciones móviles. El software de gestión de proyectos tenía 30 años de evolución que permanecía en el tiempo y sus cambios en las aplicaciones resultó un proceso que se llevó a cabo de manera natural.

Ahora que conoces cómo ha evolucionado la gestión de proyectos, puedes ver que cada proyecto requiere de un análisis y planificación en particular. Además gracias a los avances es posible actualizar la base de conocimiento según tu proceso de aprendizaje.

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Lo anterior ha llevado a la formación de un equipo profesional que aumenta la productividad y eficiencia de los proyectos en los que interviene. Así se otorga un nuevo valor al negocio, convirtiendo a los profesionales de marketing en los líderes de la trasformación empresarial. Si continúas leyendo, te contaremos mucho más al respecto.

Un equipo interdisciplinario que transforma completamente a la empresa, ¿cómo lo logra?

Como equipo interdisciplinario fundamental para el contacto con los clientes y la consecución de objetivos empresariales, los profesionales de marketing se centran en 4 aspectos clave del trabajo colaborativo. Estos les permitirán tomar las riendas de la transformación:

1. Planificación

Gracias al trabajo colaborativo, los profesionales de marketing pueden lograr la consecución de determinados objetivos en un tiempo récord. Esto lo logran a través de la implementación de elementos y procesos como los formularios de solicitud dinámicos, las vistas de gestión de la carga de trabajo, la programación y asignación oportunas, las cronologías y calendarios en tiempo real y la gestión eficiente de dependencias.

Gracias a esto, se reducen los niveles de estrés, se entregan proyectos mucho más rápido y se hace uso de un menor esfuerzo para cumplir con los plazos.

2. Proceso

Los profesionales de marketing entienden la necesidad de definir los proyectos de principio a fin para evitar la pérdida de información relevante.

Esto lo hacen a través de plataformas de gestión de trabajo que utilizan una única fuente de datos confiable para todo el proyecto, cuenta con archivos contextualizados y de fácil acceso, hace uso de plantillas de proyectos y estados de flujo personalizados, además de automatizar tareas administrativas. 

Esto ha llevado a la mejora significativa en la calidad y consistencia de los equipos de trabajo y al aumento de la capacidad del equipo para demostrar y exponer el valor del proyecto y el progreso de este a terceros.

3. Colaboración

Este tipo de profesionales mantiene la comunicación efectiva a través del trabajo colaborativo. Gracias a él, se mantiene toda la comunicación del proyecto en un solo lugar compartido, se crean fuentes de información contextuales, se asignan funciones claras y se marcan visualmente los archivos con el fin de identificar cambios y comentarios.

Esto ha permitido reducir la cantidad de reuniones y correos electrónicos, además de la reducción de tiempos de revisión y aprobación.

4. Visibilidad

Los profesionales de marketing implementan herramientas que les permiten controlar el progreso del proyecto, calculando la capacidad del equipo para solucionar problemas y adquiriendo visibilidad de trabajo. Dentro de dichas herramientas se encuentran los paneles de control, los informes y los metadatos de gestión.

Gracias a las herramientas anteriores se determina en cuántos proyectos trabaja normalmente el equipo, cuánto tiempo se dedica a cada uno de ellos, si los proyectos se finalizan o no a tiempo, qué departamentos reciben la mayor cantidad de solicitudes, entre otros.

Así, los profesionales de marketing identifican y superan adecuadamente todo tipo de obstáculos del trabajo, adquiriendo una perspectiva más amplia de los proyectos y de las necesidades a las que se busca responder con ellos.

Infografía ofrecida por Wrike – Gestión De Proyectos

A modo de conclusión, vale la pena recalcar el papel clave de los profesionales de marketing para la exploración y adopción de nuevas tecnologías dentro de las empresas. A través de este gran aporte se apoya el crecimiento y la eficiencia empresarial, consolidando una gestión de trabajo adecuada que lleve hacia resultados innovadores y auténticos.

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¿Te imaginas optimizar todos los procesos mientras analizas los resultados? ¿Quieres que tu equipo de ventas ahorre tiempo en el chat para que solo se dedique a vender? Si es así, necesitas urgente una herramienta que gestione la productividad.

Ahora, ¿por qué todos los equipos necesitan herramientas de gestión de proyectos? Esto lo descubriremos en este artículo junto a Wrike, una plataforma que cuenta con herramientas de gestión de la carga de trabajo, nadie trabajará de forma insuficiente o excesiva.

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos son un conjunto de instrumentos tecnológicos diseñados para ayudar a los equipos a planificar, ejecutar y controlar sus proyectos de forma efectiva y eficiente. Estas herramientas pueden incluir soluciones de software, aplicaciones web, bases de datos y herramientas de colaboración en línea.

También, permiten a los equipos planificar y organizar sus proyectos de forma efectiva, de modo que puedan alcanzar sus objetivos en el plazo previsto. Asimismo, proporcionan un seguimiento y un control efectivo de los proyectos, lo que permite identificar y resolver problemas rápidamente.

Las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para el éxito de cualquier proyecto, porque permiten optimizar el uso de recursos y asegurar una ejecución eficiente del mismo. Wrike es una solución de software de gestión de proyectos completa y fácil de usar que ofrece todas las herramientas necesarias para planificar, ejecutar y controlar proyectos de forma eficiente.

Tipos de herramientas de gestión de proyectos

Hay diferentes tipos de herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado, cada una con sus propias características y funcionalidades específicas. A continuación, se presentan algunos de los tipos más comunes:

1. Gestión de tareas: son útiles para dividir los proyectos en actividades individuales y asignarlas a los miembros del equipo. Estas herramientas suelen proporcionar un seguimiento de las tareas en curso y permite a los equipos visualizar el progreso del proyecto en cualquier momento.
2. Gestión de recursos: las herramientas de gestión de recursos son excelentes para planificar y asignar los materiales necesarios para llevar a cabo un proyecto. Permiten a los equipos asegurarse de que todos los recursos estén disponibles cuando se necesiten y ayudan a reducir el riesgo de sobrecargar a los miembros del equipo.
3. Gestión de comunicaciones: ayudan a los equipos a mantenerse en contacto y coordinar sus actividades. Además, suelen proporcionar un canal centralizado para la comunicación entre los miembros y permiten a los equipos coordinar sus esfuerzos de forma eficiente.

Recuerda: al elegir la herramienta adecuada para tu equipo, es importante considerar el tamaño y la complejidad de tu proyecto, así como las necesidades específicas de tu empresa.

¿Por qué los equipos necesitan herramientas de gestión de proyectos?

Infografía ofrecida por Wrike

La gestión de proyectos es importante porque permite a las empresas planificar y llevar a cabo sus proyectos de una manera eficiente y eficaz. Estos instrumentos ofrecen una serie de beneficios, entre los que se encuentran:

• Mejora la eficacia de los proyectos: las herramientas de gestión de proyectos permiten optimizar el uso de recursos y mejorar la eficiencia en la ejecución de los proyectos.
• Reduce el riesgo de fracaso: son una excelente opción para identificar riesgos potenciales y tomar las medidas necesarias para evitar que se produzcan.
• Optimiza el uso de recursos: planifican de manera eficiente el uso de recursos, lo que permite ahorrar tiempo y dinero.
• Aumenta la calidad de los proyectos: aseguran que los proyectos se llevan a cabo de acuerdo con las especificaciones y que la entrega ocurra a tiempo.
• Facilita la colaboración: permiten que los miembros del equipo de trabajo colaboren de manera eficiente, lo que mejora la calidad del proyecto.

¿Qué es Wrike y por qué es la mejor opción para la gestión de proyectos?

Wrike es una herramienta de gestión de proyectos que ofrece una solución completa para la planificación, seguimiento y ejecución de todos los aspectos productivos. Está enfocado en la entrega de resultados en lugar del seguimiento de un plan detallado.

Lo anterior hace que Wrike sea ideal para equipos que necesitan una solución de gestión de proyectos flexible y adaptable. Por otro lado, ofrece una gran variedad de características que lo convierten en la herramienta de gestión de proyectos perfecta para cualquier equipo. Algunas de dichos aspectos incluyen los siguientes:

• Administración de tareas.
• Seguimiento de tiempos.
• Control de acceso.
• Gestión de documentos y mucho más.

Con esto concluimos el artículo. Esperamos que haya sido de gran utilidad. Recuerda que siempre es ideal acudir a las herramientas digitales disponibles para poder mejorar y optimizar tareas.

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El plan de los 100 puntos es el plan que sigue un CEO de una de las mayores compañías tecnológicas, no en vano facturan 36 mil millones de dólares, así que, seguramente, este plan también será bueno para ti.

¿En que consiste el plan de los 100 puntos?

Está claro que el dinero no lo es todo en la vida y el hecho de que esta compañía facture tal cantidad de millones no es crucial para el plan. Te estamos hablando de Intuit, una gran compañía tecnológica y financiera con productos como TurboTax, Mint o QuickBooks y, en concreto, te estamos hablando de su CEO Brad Smith quien, ante semejante volumen de negocios debe ser, como mínimo, productivo. Seguramente su éxito se debe a su organización del tiempo y en su capacidad de llegar a todo pero, ¿cómo lo hace? ¿Te gustaría tener su secreto para el éxito? Te lo explicamos a continuación con el plan de los 100 puntos para organizarse.

«Los tres recursos que tenemos en nuestros trabajos son dólares, personas y tiempo. Siempre puedes pedir más dinero y voluntarios, pero nunca puedes tener más tiempo. Así que tenga en cuenta cuál es el lugar de mayor impacto para que pase su tiempo” dijo Smith en una entrevista .

La manera que tiene Smith de priorizar su tiempo es utilizando el plan de los 100 puntos para organizarse. Éste funciona dividiendo tu tiempo en franjas del 40 por ciento, el 30 por ciento, el 20 por ciento y, finalmente, el último 10 por ciento. Así es como Smith declaró que organizaba su tiempo.

«Asigno mi tiempo en una división 40-30-20-10: gasto el 40% de mi tiempo administrando la empresa a través de mecanismos operativos y revisiones de productos; el 30%, construyendo la capacidad y liderazgo de nuestra organización a través de niveles 1: 1, salteados, y foros de desarrollo de liderazgo; 20 por ciento en aprendizaje externo mediante la participación de colegas líderes en mesas redondas, foros y salas de juntas, y el último 10 por ciento en crecimiento y desarrollo personal, reuniones con mentores y aprendizaje de otros a quienes admiro. Mi calendario me hace responsable y me permite medir si estoy en el buen camino o no, así que puedo ajustar si es necesario «.

Pero esto no se queda aquí, seguro que el multidisciplinario Smith guarda algún otro truco en su chistera. El plan de los 100 puntos para organizarse tiene que ver únicamente con la empresa, pero la verdad es que aquel que se vuelve obsesivo del tiempo, la organización y la productividad, lo acaba llevando a todos los aspectos de su vida.

Para empezar, Smith se suele despertar a las 5:30 de la mañana para comenzar con un entrenamiento intenso. A pesar de todo, él sigue afirmando ser como todas las demás personas pero nosotros y se describía así en una entrevista:

“Creedme cuando os digo que no me levanto fácilmente a las 5:30 de la mañana y que tengo que luchar por salir de mi cama, ya que no me gusta hacer ejercicio ni ir a trabajar. Lo que sí me gusta mucho es sentirme bien y saludable y me gusta tener algo que tachar de mi lista de tareas para hacer, cuando llego a mi oficina”.

Se sabe que durante ese entrenamiento matutino, Smith aprovecha para ponerse al día con las novedades viendo los programas matutinos de noticias en televisión. Cuando ha terminado sus ejercicios, se toma un batido de proteínas a modo de desayuno mientras lee el Wall Street Journal. En ese punto entra en acción el plan de los 100 puntos para organizarse, del que te hemos hablado anteriormente.

Sin duda, a Smith le funciona este método y consigue, gracias a él, llegar a todas las tareas de la mejor manera posible. Smith tiene un último consejo para ti “Nunca intentes hacer más de una cosa a la vez”. Suponemos que este consejo es para que intentes focalizar tus esfuerzos en una sola cosa, eso hará que la realices en menos tiempo y con mayor calidad. Claro está que este consejo va dirigido a los hombres porque es más que sabido por todo el mundo que si eres mujer podrás hacer más de una tarea a la vez y con la misma precisión que si hicieras una sola con el cien por cien de tu atención .

¿Qué te ha parecido nuestro artículo sobre el plan de los 100 puntos para organizarse? ¿Cómo te organizas tu? ¿Sigues alguna de las pautas que tiene Smith para ser más productivo? ¡Explícanos tu rutina! Estaremos encantados de leerte.

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El autor de uno de los libros más influyentes, El origen de las especies, Darwin consiguió reducir su jornada de trabajo a 15 horas semanales, en clara ventaja con las 45-47 horas semanales que hacía, y hacemos, todos los demás. Pero, ¿cómo lo hacía? ¿cómo consiguió ser igual de productivo con menos de la mitad de las horas? Te vamos a desvelar los secretos del sistema de trabajo de Darwin para trabajar de manera más inteligente.

Claves del sistema de trabajo de Charles Darwin

Si Darwin trabajara en cualquiera de las empresas que existen hoy en día, seguramente su período de prueba terminaría el primer día de trabajo. A menos, claro está, que su jefe tuviera las mismas cualidades que el y estuviera de acuerdo con una jornada laboral de 3 horas.

Mason Currey escribió acerca de las rutinas de trabajo de Darwin en sus «Rituales diarios: cómo trabajan los artistas». Según Currey, Darwin daba largos paseos y desayunaba antes de que fueran las 8 de la mañana. Seguidamente el trabajo de Charles Darwin le ocupaba 90 minutos en el estudio con la única distracción de un cigarro a los 45 minutos. Más tarde se encontraba con su esposa Emma que le traía el correo. Una vez había revisado todas sus cartas, Darwin se acostaba en el sofá y le pedía a Emma que le leyera las cartas de la familia en voz alta. Después de esto leía un rato.

Sobre las 10:30 de la mañana, Darwin regresaba al estudio y trabajaba hasta el mediodía más o menos. A partir de aquí, el resto del día era prácticamente sin trabajo; dar paseos con su perro, un Fox terrier, escribir cartas, leer la prensa, contar historias acompañado de su mujer y comer. Si tenía algún trabajo pendiente que no había solucionado por la mañana, lo resolvía de 16:30 a 17:30 de la tarde. ¿Qué te parece? Este era el horario del autor del libro que cambiaría la historia del mundo.

Pero este sistema de trabajo de Charles Darwin no era exclusivo de él. Mark Twain solo trabajaba 4 horas al día. Y se cree que esta lista de genios también pertenecía a este grupo de personas super productivas:  Alice, Munro, Gabriel García Márquez, W. Somerset Maugham, Anthony Trollope y Peter Carey, el científico John Lubbock, el director Ingmar Bergman, el artista Arthur Koestler y los matemáticos Henri Poincaré y GH Hardy.

¿Trabajas demasiado?

El secreto de Darwin y, como hemos visto, de muchos otros no es tanto trabajar poco sino trabajar con enfoque supremo. Sabemos que trabajar largas horas te hacen parecer un trabajador implicado y abnegado, sin embargo debes saber que es a costa de tu salud. Según una investigación, tener largas jornadas laborales puede acabar afectando a tu salud tanto mental como física. Veamos por qué:

• Trabaja más de 10 horas al día se asocia a un aumento del 60% en el riesgo de padecer problemas cardiovasculares.
• El 10% de las personas que trabajan de 50 a 60 horas semanales tienen problemas de relación con su pareja. La tasa aumenta al 30% si se trabajan más de 60 horas.
• Trabajar más de 40 horas, también se asocia con mayor consumo de alcohol y tabaco así como con el aumento de peso y la depresión, sobretodo en mujeres.
• La productividad real del trabajo decae considerablemente a partir de las 50 horas

Pero no creas que es tan fácil como trabajar menos horas, se trata de que seas igual de productivo, incluso más, trabajando menos. En 1950, los profesores de psicología del Instituto de Tecnología de Illinois Raymond Van Zelst y Willard Kerr realizaron una investigación al respecto. Encuestaron a muchos de sus colegas y después de analizar las respuestas se dieron cuenta de algunos datos muy relevantes: aquellos científicos habían pasado 25 horas a la semana en el lugar de trabajo no habían resultado más productivos que los que pasaron cinco horas. Los científicos que trabajan 35 horas a la semana eran la mitad de productivos que sus colegas que trabajaban 20 horas semanales, mientras que los trabajadores que trabajaban 60 horas o más eran los menos productivos.

Está claro entonces que la productividad no está asociada al numero de horas que trabaja una persona, sino a la calidad de estas. Como te decíamos al principio de este artículo, todo se basa en una concentración extrema en unas horas concretas, seguramente todo lo que hagas alrededor de esas horas de máxima productividad, te lo podrías ahorrar.

¿Como te organizas tu el trabajo? ¿Eres de los que se organiza bien y resultan más productivos o, por el contrario, sueles perder mucho tiempo en tareas innecesarias? ¡Cuéntanos tu caso!

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Quizá porque mientras más avanza la semana, en lugar de sentirte tan ligero como una pluma porque el sábado y el domingo están cada vez más próximos y, en teoría, la cantidad de trabajo debería reducirse mientras nos acercamos al final de la semana, la realidad es que entre el jueves y el viernes es cuánto más las tareas parecen nunca acabar. ¿Algo de esto te suena familiar? ¡Respira! Aplicando esta simple estrategia conseguirás mejorar tu rendimiento notablemente.

El método de la flecha para optimizar la productividad

Nicholas Sonnenberg ha compartido un ‘secreto’ que más tarde agradecerás. Sonnenberg programa la mayoría de las reuniones de negocio a principio de semana, de preferencia los días lunes y martes. Tal vez estos sean los días menos productivos para la mayoría de las personas, la negación de que el fin de semana ha transcurrido demasiado rápido nos produce un poco de bloqueo, pero este definitivamente no es su caso. Es más, seguir al pie de la letra esta estructura ha sido la clave de su éxito.

Para que tengas una idea de cómo es la rutina de Sonnenberg, todas las semanas debe asistir a reuniones ejecutivas, realizar actualizaciones financieras, registros semanales, viajar, en fin, su calendario es ajetreado.  Sin embargo, él es el maestro de la organización, autor de “Idea para la ejecución: cómo optimizar, automatizar y subcontratar todo en su negocio”, que con el método de la flecha propone una estructura semanal con la que optimizarás el trabajo y, más importante aún, tu vida.

El método de la flecha no es el tipo de estructura organizativa que propone los “paso a paso” convencionales. Al contrario, es tan básico como adelantar lo más que nos sea posible durante los lunes y martes, priorizando las actividades más complejas para que el resto de la semana sea más flexible. Es decir, estos dos días de intensa carga laboral representarían el camino estrecho hacia uno más amplio y menos estresante, el de la punta de la flecha, ¿lo ves?

Algunos de los grandes beneficios de esta estrategia, según su creador Nicholas Sonnenberg, es dormir un poco más tranquilo sabiendo que lo más pesado del trabajo va quedándose atrás. Además de proporcionar la tranquilidad de poder encargarnos de asuntos de último momento o disfrutar actividades de esparcimiento sin que el peso de las responsabilidades se pose sobre los hombros.

¿Qué tal te ha parecido esta estructura sencilla? ¿Aplicarías el método de la flecha?

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Este tipo de ansiedad suele manifestarse con situaciones cotidianas, sobre todo en aquellos individuos que acostumbran a preocuparse demasiado, entre tanto les queden varias tareas por tachar en la lista de cosas por hacer. ¿Perteneces a este grupo? ¿Qué te parece si te decimos que, algo negativo como la ansiedad, puede transformarse  en un plus en cuestiones de productividad y motivación laboral o académica? Es lo que sugiere el siguiente estudio.

Cómo la ansiedad positiva puede ser provechosa

El Journal of Individual Differences fue el responsable en publicar los resultados del mismo, donde se distinguen diferentes niveles de ansiedad en los pacientes involucrados. El propósito de ello era identificar cómo interactuaban estas personas con distintos matices de este estado anímico, en relación a su desempeño diario o la motivación.

En los casos más complejos de ansiedad, la depresión provocaba actitudes limitantes que afectaron notablemente la productividad de los participantes. Sin embargo en otros encontraron que la ansiedad, a pesar de los niveles de estrés que genera,  funcionaba como combustible para avanzar en la carrera contra el tiempo y los asuntos pendientes.

Enfocándose en las conexiones con la productividad, clasificaron la ansiedad en: baja ansiedad-motivación para el primer caso, y alta ansiedad-motivación para el segundo. Este último no es más que una forma de resiliencia con la que canalizamos todos los efectos negativos de los estados de nerviosismo e intranquilidad, para convertirlos en una ansiedad positiva, dirigiendo la angustia hacia una acción motivadora.

En teoría, lo que ocurre con la ansiedad positiva, es que, al estar preocupados por ocuparnos de aquello que recibe nuestra atención, concentramos la energía en la búsqueda de soluciones para cumplir las metas. De hecho, según lo planteado en la investigación, se afirma que las personas con ansiedad positiva suelen obtener mejores calificaciones y son puntuales en cuanto a los tiempos de entregas.

Desde luego, aunque los resultados de este estudio muestren un lado de la ansiedad que puede ser de beneficio en lo laboral y lo académico, es importante tratar el problema si se convierte en una constante, ya que la salud puede verse comprometida.

Si eres una persona naturalmente ansiosa, prueba con hacer ejercicios cardiovasculares o yoga para liberar endorfinas y propiciar la relajación. También respirar lentamente ayuda a las personas con crisis ansiosas a calmarse y atenuar la hiperventilación.

Procrastinar no es lo primero que se cruza en la mente en circunstancias en las que no disponemos de tiempo para ‘distracciones’. Pero las estimulaciones sensoriales son un alivio cuando el estrés nos lleva al punto de colapso. Ver programas de televisión de temáticas ligeras o la serie de tu preferencia, así sea por breves momentos, es aconsejable para aliviar las tensiones que produce la ansiedad.  ¿Qué opinas?

¿Sufres de ansiedad? quizá te interese leer estos artículos:

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